Autorización para el tratamiento de datos personales

Plataforma Validador de Requisitos de Contratación · gpprestigegb.com · Versión 1.0 · 24 de septiembre de 2026

1. Quién trata sus datos

2. Qué datos se tratan

• Datos del usuario: nombre, correo electrónico, cargo o relación con la entidad y registros de acceso y uso de la plataforma.
• Datos de la entidad: razón social, NIT, datos de contacto y la documentación institucional, jurídica, financiera y técnica que el usuario cargue.
• Datos de las personas vinculadas a la entidad: representante legal y suplente, revisor fiscal, contador y demás personas cuyos documentos se requieran en las invitaciones: nombre, número de documento de identidad, tarjeta profesional, certificados de antecedentes (disciplinarios, fiscales, judiciales, de medidas correctivas y REDAM) y firmas contenidas en los documentos.

3. Para qué se usan

• Verificar el cumplimiento de los requisitos de las invitaciones y procesos de contratación del ICBF y de otras entidades.
• Organizar y conservar los documentos de la entidad en un banco documental, para reutilizarlos en varias invitaciones sin volver a cargarlos.
• Controlar la vigencia de los documentos e identificar si corresponden a la persona y al rol exigido.
• Prestar el servicio profesional de acompañamiento y revisión documental contratado.
• Enviar al usuario las comunicaciones propias del servicio: activación de cuenta, recuperación de contraseña, alertas de vencimiento y avisos de cambios.
• Llevar el registro de actividad (auditoría) exigido para la seguridad y trazabilidad de la información.

4. Lectura con inteligencia artificial

La plataforma usa un servicio de inteligencia artificial para leer los documentos cargados y sugerir datos como fechas, titulares, roles y requisitos cumplidos. Estas lecturas son sugerencias: ninguna decisión se toma solo con ellas, y la aprobación de cada documento la hace una persona.

5. Dónde se guardan los datos

Los datos se almacenan en servidores de proveedores tecnológicos que actúan como encargados, ubicados dentro o fuera de Colombia: el alojamiento de la plataforma (Hostinger), el almacenamiento de archivos y el correo (Google Workspace) y el servicio de inteligencia artificial (Anthropic). Con su aceptación, usted autoriza de manera expresa la transferencia y transmisión internacional de sus datos a estos proveedores y a Estados Unidos, domicilio del responsable, únicamente para las finalidades aquí descritas.

6. Datos de terceros

Al cargar documentos de otras personas (representante legal, revisor fiscal, contador u otras), el usuario declara que cuenta con la autorización de ellas para entregar sus datos con las finalidades descritas en este documento, y que les ha informado de este tratamiento.

7. Datos sensibles

La plataforma no solicita datos sensibles. Si algún documento cargado los contiene, su suministro es facultativo y se tratarán con las mismas medidas de seguridad, solo para la verificación del requisito correspondiente.

8. Sus derechos

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos.
• Pedir prueba de esta autorización.
• Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos.
• Revocar la autorización o pedir la supresión de sus datos cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
• Acceder gratuitamente a sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, después de haber agotado el trámite ante el responsable.

9. Cómo ejercerlos

Escriba a notificaciones@gpprestigegb.com indicando su nombre, documento de identidad y la solicitud. Las consultas se responden en máximo diez (10) días hábiles y los reclamos en máximo quince (15) días hábiles, prorrogables en los términos de la ley.

10. Conservación

Los datos se conservan mientras la cuenta de la entidad esté activa y, después, durante el tiempo necesario para atender obligaciones legales, contractuales o de soporte del servicio prestado. Cumplido ese plazo, se suprimen de la plataforma y de sus repositorios.

11. Aceptación

Al marcar "Acepto" el usuario declara que leyó esta autorización y la Política de Tratamiento de Datos Personales de PRESTIGE GROUP GLOBAL LLC, y autoriza de manera previa, expresa e informada el tratamiento de sus datos y de los datos que cargue en la plataforma, con las finalidades aquí descritas, incluida su transferencia y transmisión internacional a los proveedores indicados. La plataforma registra la fecha, la hora, la dirección IP, el correo y la versión del texto aceptado.

Política de tratamiento de datos personales

Prestige Group Global LLC · Plataforma Validador de Requisitos de Contratación · Versión 1.0 · 24 de septiembre de 2026

1. Responsable

PRESTIGE GROUP GLOBAL LLC, EIN 61-2357701, con domicilio en 25 SE 2nd Ave Ste 550 N°356, Miami, FL 33131, EE. UU. Correo de atención: notificaciones@gpprestigegb.com.

2. Alcance

Aplica a los datos de usuarios, entidades y personas vinculadas a ellas que se recolectan, almacenan, consultan, usan o suprimen en la plataforma gpprestigegb.com, conforme a la Ley 1581 de 2012 y sus normas reglamentarias.

3. Principios

El tratamiento se rige por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.

4. Tratamiento y finalidades

Los datos se tratan únicamente para las finalidades descritas en la autorización: verificación de requisitos de contratación, gestión del banco documental de cada entidad, control de vigencias e identidad de titulares, prestación del servicio profesional, comunicaciones del servicio y auditoría.

5. Separación de la información

Cada entidad tiene un espacio propio. Sus usuarios solo ven los documentos de esa entidad. El acceso a la información de todas las entidades se limita al responsable, en su calidad de profesional a cargo de la revisión.

6. Encargados y transferencias

El responsable se apoya en proveedores tecnológicos que actúan como encargados: Hostinger (alojamiento), Google Workspace (almacenamiento y correo) y Anthropic (lectura con inteligencia artificial). Con ellos se aplican las condiciones de protección de datos que ofrecen para servicios empresariales. La transferencia y transmisión internacional se realiza con la autorización expresa del titular.

7. Seguridad

La plataforma usa conexión cifrada (HTTPS), contraseñas individuales protegidas, control de acceso por usuario y entidad, registro de auditoría de las acciones y respaldo de la información en repositorios con acceso restringido.

8. Derechos de los titulares y procedimiento

Los titulares pueden ejercer sus derechos de conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización, ser informados sobre el uso de sus datos, revocar la autorización, pedir la supresión y acceder gratuitamente a sus datos, escribiendo a notificaciones@gpprestigegb.com. Las consultas se atienden en máximo diez (10) días hábiles y los reclamos en máximo quince (15) días hábiles. Si no es posible responder en ese plazo, se informará el motivo y la nueva fecha, que no superará cinco (5) días hábiles adicionales para consultas y ocho (8) para reclamos.

9. Conservación y supresión

Los datos se conservan mientras la cuenta de la entidad esté activa y durante el tiempo necesario para cumplir obligaciones legales, contractuales o de soporte del servicio. Al inactivar una entidad, sus documentos pueden exportarse para entregarlos a la entidad antes de suprimirlos.

10. Vigencia

Esta política rige desde el 24 de septiembre de 2026. Cualquier cambio sustancial se informará a los usuarios en la plataforma y, cuando se requiera, se pedirá una nueva aceptación.